采购管理
🚩过程
规划采购管理 实施采购 控制采购
规划采购管理
Plan Procurement Management 🔊
定义：记录项目采购决策、明确采购方法、及识别潜在卖方
作用：确定是否从项目外部获取货物和服务,确定将在什么时间，以什么方式获取什么货物和服务
输入： 立项管理文件、项目章程、文件计划、组织事业
输出： 采购管理计划、采购文档（招标文件、采购策略、采购工作说明书、自制或外购决策、独立成本估算）、供方选择标准、变更请求、文件计划更新
实施采购
Conduct Procurements 🔊
定义：获取卖方应答、选择卖方并授予合同
作用：选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议
输入： 卖方建议书、采购文档、文件计划、组织事业
输出： 协议、选定的卖方、文件计划更新、组织更新
控制采购
Control Procurements 🔊
定义：管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同
作用：确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求
输入： 协议、采购文档、工作绩效数据、批准的变更请求、文件计划
输出： 采购关闭、采购文档更新、工作绩效信息、变更请求、文件计划更新、组织更新
其他
供方选择分析
- 最低成本
- 仅凭资质
- 基于质量或技术方案得分
- 基于质量和成本
- 唯一来源、固定预算
Note
- 最低成本:适用于标准化或常规采购。此类采购有成熟的实践与标准，有具体明确的预期成果，可以用不同的成本来取得。
- 仅凭资质:适用于采购价值相对较小，不值得花时间和成本开展完整选择过程的情况。买方会确定短名单,然后根据可信度、相关资质、经验、专业知识、专长领域和参考资料选择最佳的投标人。
- 基于质量或技术方案得分:邀请一些组织提交建议书，同时列明技术和成本详情;如果技术建议书可以接受，再邀请它们进行合同谈判。采用此方法，会先对技术建议书进行评估，考察技术方案的质量。如果经过谈判,证明它们的财务建议书是可接受的，那么就会选择技术建议书得分最高的卖方。
- 基于质量和成本:在基于质量和成本的方法中，成本也是用于选择卖方的一个考虑因素。一般而言，如果项目的风险和(或)不确定性较高，相对于成本而言，质量就应该是一个关键因素。
- 唯一来源:买方要求特定卖方准备技术和财务建议书，然后针对建议书开展谈判。由于没有竞争，因此仅在有适当理由时才采用此方法，而且应将其视为特殊情况。
- 固定预算:在建议邀请书中向受邀的卖方披露可用预算，然后在此预算内选择技术建议书得分最高的卖方。因为有成本限制，所以卖方会在建议书中调整工作的范围和质量，以适应该预算。买方应该确保固定预算与工作说明书相符，且卖方能够在该预算内完成相关任务。此方法仅适用于工作说明书定义精确、预期不会发生变更，而且预算固定且不得超出的情况。
招标文件
- 信息邀请书（RFI）
- 报价邀请书（RFQ）
- 建议邀请书（RFP）
合同管理
合同签订管理；合同履行管理；合同变更管理；合同档案管理；合同违约索赔
Note
项目采购管理过程围绕合同进行，采购管理过程所涉及的各种活动构成了合同生命周期。通过对合同生命周期进行积极管理，并仔细斟酌合同条款和条件的措词，就可以回避或减轻某些可识别的项目风险。签订产品或服务合同是分配风险管理责任或分担潜在风险的一种方法。在复杂项目中，可能需要同时或先后管理多个合同或分包合同。在这种情况下，单项合同的生命周期可在项目生命周期中的任何阶段结束。
合同分类
按项目范围
项目总承包合同；项目单项承包合同；项目分包合同
按付款方式
总价合同（固定总价、总价加激励费用、总价加经济价格调整）；成本补偿合同（成本加固定费用、成本加激励费用、成本加奖励费用）；工料合同
分包合同必须满足条件
- 经过买方认可
- 分包的部分必须是项目非主体工作
- 只能分包部分项目，而不能转包整个项目
- 分包方必须具备相应的资质条件
- 分包方不能再次分包
合同索赔流程
均为28天
- 提出索赔要求
- 报送索赔资料
- 监理工程师答复
- 监理工程师逾期答复后果
- 持续索赔
- 仲裁与申诉
合同说明
- 项目总承包合同。
买方将项目的全过程作为一个整体发包给同一个卖方的合同。需要特别注意的是，总承包合同要求只与同一个卖方订立承包合同，但并不意味着只订立一个总合同。可以采用订立一个总合同的形式，也可以采用订立若干个合同的形式。例如，在一个典型的IT项目中，买方与同一个卖方分别就项目的咨询论证、方案设计、硬件建设、软件开发、实施及运行维护等订立不同的合同。采用总承包合同的方式一般适用于经验丰富、技术实力雄厚且组织管理协调能力强的卖方，这样有利于发挥卖方的专业优势，保证项目的质量和进度，提高投资效益。采用这种方式，买方只需要与一个卖方沟通，容易管理与协调。
- 项目单项承包合同
一个卖方只承包项目中的某一项或某几项内容，买方分别与不同的卖方订立项目单项承包合同。采用项目单项承包合同的方式有利于吸引更多的卖方参与投标竞争，使买方可以选择在某一单项上实力强的卖方，同时也有利于卖方专注于自身经验丰富且技术实力雄厚的部分的建设，但这种方式对买方的组织管理协调能力提出了较高的要求。
- 项目分包合同
经合同约定和买方认可，卖方将其承包项目的某一部分或某几部分(非项目的主体结构)再发包给具有相应资质条件的分包方，与分包方订立的合同称为项目分包合同。
- 总价合同(Fixed-PriceContract)
此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用。总价合同类型包括:
-
固定总价(FirmFixedPrice，FFP):这是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同，因为货物采购的价格在一开始就已确定，并且不允许改变(除非工作范围发生变更)。
-
总价加激励费用(FixedPrice Incentive Fee,FPIF):这种总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关的财务奖励(通常取决于卖方的成本、进度或技术绩效)。FPIF合同中会设置价格上限，高于此价格上限的全部成本将由卖方承担。
-
总价加经济价格调整(Fixed Price with Economic PriceAdjustment,FPEPA):这种合同适用于卖方履约期将跨越几年时间，或将以不同货币支付价款两种情况。它是总价合同的一种类型，但合同中包含了特殊条款，允许根据条件变化，如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加(或降低)，以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
-
成本补偿合同
此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本(可报销成本)，外加一笔费用作为卖方的利润。这种合同适用于工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更的情况。成本补偿合同又可分为:
-
成本加固定费用(Cost PlusFixedFee,CPFF):为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用。该费用以项目初始估算成本的某一百分比计列。除非项目范围发生变更，否则费用金额维持不变。
-
成本加激励费用(Cost PlusIncentive Fee,CPIF):为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。在CPIF合同中，如果最终成本低于或高于原始估算成本，则买方和卖方需要根据事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超支部分。例如，基于卖方的实际成本,按照80:20的比例分担(分享)超过(低于)目标成本的部分。
-
成本加奖励费用(Cost Price AwardFee,CPAF):为卖方报销一切合法成本，但只有在卖方满足合同规定的、笼统主观的绩效标准的情况下，才向卖方支付大部分费用。奖励费用完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定，并且通常不允许申诉。
工料合同(TimeandMaterial,T&M):指按项目工作所花费的实际工时数和材料数，按事先确定的单位工时费用标准和单位材料费用标准进行付款。这类合同==适用于工作性质清楚、工作范围比较明确，但具体的工作量无法确定的项目==。在这种合同下，买方承担中等程度的成本风险，即承担工作量变动的风险;而卖方则承担单价风险。因此，工料合同在金额小、工期短、不复杂的项目上可以有效使用，但在金额大、工期长的复杂项目上不适用。 工料合同是兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。在不能很快编写出准确工作说明书的情况下，经常使用工料合同来增加人员、聘请专家以及寻求其他外部支持。这类合同与成本补偿合同的相似之处在于它们都是开口合同，合同价因成本增加而变化。在授予合同时，买方可能并未确定合同的总价值和采购的准确数量。因此，如同成本补偿合同，工料合同的合同价值可以增加。
采购管理计划
- 如何协调采购与项目的其他工作，例如项目进度计划制订和控制;
- 开展重要采购活动的时间表;
- 用于管理合同的采购测量指标;
- 与采购有关的干系人角色和职责，如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制;
- 可能影响采购工作的制约因素和假设条件;
- 司法管辖权和付款货币;
- 是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准;
- 风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险;
- 拟使用的预审合格的卖方(如果有)等。
合同选择
在项目工作中，要根据项目的实际情况和外界条件的约束来选择合同类型: 1. 如果==工作范围很明确==，且项目的设计已具备详细的细节，则==使用总价合同==; 2. 如果==工作性质清楚，但范围不是很清楚==，而且==工作不复杂==，又==需要快速签订合同==，则==使用工料合同==; 3. 如果==工作范围尚不清楚==，则使用==成本补偿合同==; 4. 如果==双方分担风险==，则==使用工料合同==;如果==买方承担成本风险==，则使用==成本补偿合同==;如果==卖方承担成本风险==，则使用==总价合同==; 5. 如果是==购买标准产品，且数量不大==，则使用==单边合同==等。